Le guide des procédures de commande d’un extrait KBis

L'extrait Kbis demeure un document incontournable dans le monde de l'entrepreneuriat. Synonyme d'identification et de légitimité, il atteste de l'existence légale d'une entreprise en France. Cependant, le processus de commande peut sembler complexe pour ceux qui ne sont pas familiers avec les formalités administratives. Dans cet article, nous vous proposons un guide pratique, étape par étape, pour commander un extrait Kbis en toute simplicité. Que vous soyez un entrepreneur débutant, un professionnel souhaitant vérifier la légalité d'une société ou un particulier désirant obtenir des informations sur une entreprise, ce tutoriel vous guidera à travers le processus de commande, vous permettant ainsi d'accéder rapidement et facilement aux informations officielles sur une entreprise en France.

Devenir entrepreneur implique des règles à suivre et des procédures à respecter. Pour devenir grand, il faut être petit, et dans ce sens, la première étape consiste à la création de la société. Dans ce contexte, la procédure administrative impose des démarches impératives, dont la commande d’un KBis.

Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?

Le KBis est un document authentique et officiel délivré par le greffe du Tribunal de commerce après la création d’une entreprise. Il est accessible à tout entrepreneur ayant rempli les informations juridiques d’une société commerciale. Ce document est en réalité l’extrait d’immatriculation dédié aux personnes morales et a les mêmes valeurs que l’extrait K destiné aux personnes physiques des petites entreprises. Concrètement, il représente la carte d’identité juridique d’une société commerciale et est délivré sous condition que l’entreprise soit déclarée et immatriculée auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. La rédaction de l’acte relève des compétences du greffe du Tribunal de commerce référant. Une fois signé par cette entité, ce document justifie l’existence légale d’une entreprise. Le site docubiz.fr dédie son existence à satisfaire les besoins des entrepreneurs dans ce sens.

Quelle est la durée de validité d’un extrait Kbis ?

La durée de validité d’un KBis est de 3 mois. Néanmoins, il est possible de souscrire un envoi périodique, dans l’objectif d’avoir régulièrement un extrait valide. Cette option est disponible dans la section « commande », il suffit de cocher la case courrier, tout en précisant la périodicité, ainsi que la durée de l’abonnement pour recevoir le document officiel. L’abonnement ne doit pas dépasser deux ans, durant lesquels l’entreprise aura son extrait d’immatriculation au RCS, conformément à sa demande (physique ou numérique). Le suivi des envois est possible, ainsi que la modification des coordonnées de livraison, sous réserve de renseigner le compte Infogreffe à cet effet.

Pourquoi avoir besoin ou vouloir d'un extrait Kbis ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une personne ou une entité pourrait avoir besoin ou vouloir obtenir un extrait Kbis d'une entreprise. Voici quelques-unes des raisons les plus courantes :

Vérification de la légalité d'une entreprise : Un extrait Kbis atteste de l'existence légale d'une entreprise en France. Il permet de vérifier la légitimité de l'entreprise, son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ainsi que les informations essentielles la concernant, telles que sa dénomination sociale, son siège social, son numéro d'identification, sa forme juridique, etc.
Réalisation de vérifications pour des transactions commerciales : Les fournisseurs, les clients et les partenaires commerciaux peuvent demander un extrait Kbis afin de vérifier la fiabilité d'une entreprise avant d'engager des transactions commerciales avec elle. Cela leur permet de s'assurer que l'entreprise est en règle sur le plan légal et financier.
Ouverture d'un compte bancaire professionnel : Les banques peuvent demander un extrait Kbis lors de l'ouverture d'un compte bancaire professionnel pour vérifier l'existence légale de l'entreprise et la conformité de ses informations.
Obtention de financements ou de subventions : Dans le cadre de demandes de financement ou de subventions, les organismes financiers ou publics peuvent exiger un extrait Kbis pour vérifier la légalité et la solvabilité de l'entreprise.
Réponse à des appels d'offres : Pour répondre à des appels d'offres publics ou privés, les entreprises peuvent être tenues de fournir un extrait Kbis afin de prouver leur légalité et leur capacité à exécuter le contrat.
Justification de son activité auprès de tiers : Dans certains cas, une entreprise peut avoir besoin d'un extrait Kbis pour justifier de son activité auprès de tiers, tels que des organismes administratifs, des partenaires commerciaux ou des institutions financières.

En résumé, un extrait Kbis est un document essentiel pour attester de l'existence légale et de la situation administrative d'une entreprise en France. Son obtention peut être nécessaire dans de nombreuses situations professionnelles et administratives, que ce soit pour des vérifications, des transactions commerciales, des demandes de financement ou d'autres formalités.

Qui peut demander un extrait Kbis ?

Toute personne ou entité ayant un intérêt légitime peut demander un extrait Kbis d'une entreprise en France. Voici quelques exemples des types de demandeurs courants :

Entreprises et professionnels : Les entreprises, qu'elles soient elles-mêmes des sociétés commerciales ou des travailleurs indépendants, peuvent demander un extrait Kbis pour vérifier la légitimité et la situation administrative d'une autre entreprise avec laquelle elles souhaitent établir des relations commerciales.
Fournisseurs et clients : Les fournisseurs et les clients peuvent demander un extrait Kbis pour vérifier la fiabilité et la solvabilité d'une entreprise avec laquelle ils envisagent de travailler. Cela leur permet de s'assurer que l'entreprise est en règle sur le plan légal et financier.
Banques et institutions financières : Les banques et les institutions financières peuvent demander un extrait Kbis lors de l'ouverture d'un compte bancaire professionnel ou dans le cadre de demandes de financement pour vérifier l'existence légale et la situation financière de l'entreprise.
Organismes publics : Les organismes publics, tels que les administrations fiscales, les organismes de sécurité sociale, les collectivités locales ou les organismes de réglementation, peuvent demander un extrait Kbis dans le cadre de leurs missions de contrôle et de régulation.
Particuliers : Les particuliers peuvent également demander un extrait Kbis pour des raisons personnelles, telles que la vérification de la légitimité d'une entreprise avant de faire appel à ses services ou avant d'effectuer un achat important.

En résumé, tout demandeur ayant un intérêt légitime, que ce soit dans un contexte professionnel ou personnel, peut demander un extrait Kbis d'une entreprise. Cela inclut les entreprises, les professionnels, les fournisseurs, les clients, les banques, les institutions financières, les organismes publics et les particuliers.

Que faut il pour demander un extrait Kbis ?

La période pendant laquelle une personne décide de créer son entreprise est parfait pour lancer la commande d’un Kbis. Le dossier requis doit être impérativement constitué et fourni. Les documents à déposer au greffe sont, entre autres, le formulaire M0 pour les personnes morales, 2 exemplaires des statuts signés par le représentant légal de la société, l’attestation de parution dans le journal d’annonces légales, ainsi que le certificat de dépôt du capital en banque. Au même titre, la déclaration des bénéficiaires effectifs de l’entreprise, portant la date et la signature originale du représentant légal de la société, sont à présenter. Dans le cas où le gérant ne serait pas désigné dans les statuts, l’acte de nomination certifié conforme à l’original, justifiant son poste est à joindre, tout comme la justification d’occupation régulière des locaux (facture téléphonique, facture d’électricité ou copie du bail). Le gérant doit fournir une copie de sa pièce d’identité, autrement dit sa carte nationale ou son passeport. Il en va de même de la déclaration sur l’honneur de non-condamnation, datée et signée à son nom, ainsi que de l’attestation de filiation. Le conjoint ou le partenaire collaborateur doit fournir un justificatif, à défaut de l’état de mariage ou de PACS. Un justificatif de son inscription sur le registre officiel des commissaires aux comptes et la lettre d’acceptation y afférente sont à prévoir pour le Commissaire aux comptes. Pour demander un extrait Kbis en France, vous aurez donc besoin des éléments suivants :

Les informations sur l'entreprise : Vous devrez fournir le nom complet de l'entreprise dont vous souhaitez obtenir l'extrait Kbis, ainsi que son numéro SIREN ou son numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), si vous les avez.
Le motif de la demande : Certains organismes ou plateformes en ligne vous demanderont de préciser le motif de votre demande d'extrait Kbis. Cela peut inclure des raisons telles que la vérification de la légitimité de l'entreprise, la réalisation de transactions commerciales, l'ouverture d'un compte bancaire, etc.
Vos informations personnelles : Vous devrez fournir vos propres informations personnelles, telles que votre nom, prénom, adresse e-mail, adresse postale et numéro de téléphone.
Moyen de paiement : Selon le mode de demande choisi, vous devrez peut-être prévoir un moyen de paiement pour régler les frais liés à l'obtention de l'extrait Kbis. Les frais varient en fonction du mode de demande et du prestataire choisi.
Identification : Dans certains cas, vous pourriez être invité à fournir une pièce d'identité valide pour prouver votre identité, surtout si vous faites la demande en personne ou par courrier postal.
Accès à un service en ligne ou un guichet : Vous pouvez choisir de faire votre demande d'extrait Kbis en ligne via le site internet officiel de l'INSEE (Institut National de la Statistique et des Études Économiques) ou d'autres plateformes spécialisées. Vous pouvez également vous rendre en personne dans un guichet de la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI) ou utiliser les services d'un prestataire privé habilité.

Il est recommandé de vérifier les exigences spécifiques de l'organisme ou de la plateforme auprès duquel vous souhaitez faire votre demande d'extrait Kbis, car les procédures peuvent varier légèrement d'un prestataire à l'autre.

Quel site pour commander un extrait Kbis en ligne ?

Le KBis d’une société peut être demandé en ligne. Pour ce faire, un site officiel comme celui d’Infogreffe existe, mais des plateformes des partenaires agréés peuvent aussi être consultées. La première étape de la commande d’un KBis consiste à rejoindre le site, puis à remplir le formulaire de recherche. Ce processus nécessite de renseigner la dénomination sociale ou le numéro SIREN ou SIRET de la société, en fonction de son statut juridique. Dans le cadre de la demande, les informations doivent inclure la précision du lieu d’exercice et de la famille d’activité. Ces détails permettent d’optimiser les filtres de recherche. Le type d’activité doit aussi figurer dans la case dédiée pour savoir s’il s’agit d’une société, d’un commerçant, d’un agent commercial ou d’un entrepreneur individuel. La fiche Infogreffe est accessible après le remplissage du formulaire, par le biais de l’onglet extrait pour l'obtention d'un KBis. Il reste alors à sélectionner le mode de transmission souhaité (courrier ou voie électronique), la commande est automatiquement ajoutée au panier. Un clic sur l’icône « terminer ma commande » permet de finaliser cette démarche. L’intéressé doit ensuite suivre les instructions mentionnées sur le site et récupérer le document, ainsi que le justificatif. Seul le KBis délivré par le greffe et signé par ses soins est valide. Il fait foi pour toutes les démarches administratives, judiciaires et commerciales. La demande de ce document est payante, avec un coût qui varie en fonction du nombre d’exemplaires et du mode de transmission. Sinon, le dirigeant peut toujours demander un KBis gratuit numérique.

Une commande d'extrait Kbis : comment ça se passe ?

La procédure pour commander un extrait Kbis peut varier en fonction du prestataire choisi (en ligne, en personne, par courrier postal) ainsi que de la nature de votre demande (demande simple, demande urgente, etc.). Voici généralement comment se déroule une commande d'extrait Kbis :

Choix du prestataire : Vous devez d'abord choisir le prestataire auprès duquel vous souhaitez effectuer votre commande d'extrait Kbis. Vous pouvez le faire en ligne via le site internet de l'INSEE (Institut National de la Statistique et des Études Économiques), sur des plateformes spécialisées, ou en personne dans un guichet de la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI) ou d'autres organismes habilités.
Remplissage du formulaire : Une fois sur le site internet du prestataire choisi, vous devrez remplir un formulaire de demande d'extrait Kbis. Ce formulaire vous demandera généralement des informations sur l'entreprise concernée, le motif de la demande, vos coordonnées personnelles, etc.
Validation de la demande : Après avoir rempli le formulaire, vous devrez vérifier les informations fournies et valider votre demande. Certains prestataires peuvent vous demander de payer les frais liés à la demande à ce stade, tandis que d'autres peuvent vous permettre de le faire ultérieurement.
Traitement de la demande : Une fois votre demande validée et les frais éventuellement réglés, le prestataire traitera votre demande d'extrait Kbis. Le délai de traitement peut varier en fonction du prestataire et du mode de demande choisi (en ligne, en personne, par courrier postal).
Réception de l'extrait Kbis : Une fois que votre demande a été traitée, vous recevrez généralement votre extrait Kbis par voie électronique (par e-mail) ou par courrier postal, selon vos préférences et les options proposées par le prestataire.

Il est important de noter que les délais de traitement et les modalités peuvent varier en fonction du prestataire et de la nature de votre demande. Il est donc recommandé de vérifier attentivement les informations fournies par le prestataire et de suivre les instructions fournies tout au long du processus de commande.

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