Outil indispensable au service des ressources humaines, le référentiel des compétences est un document qui mérite amplement son qualificatif de « couteau suisse », en raison des services incommensurables qu’elle rend à toute entreprise qui en dispose. Découvrez ici comment en construire un pour booster les performances de vos collaborateurs.
Qu’est-ce qu’un référentiel de compétences ?
Le référentiel de compétences est un regroupement de l’ensemble des compétences dont une personne doit être nantie pour occuper un poste ou un emploi bien défini. Certaines de ces compétences sont qualifiées de générales. Il s’agit notamment des compétences personnelles, relationnelles ou comportementales. D’autres compétences sont qualifiées de techniques. Il s’agit là de compétences spécifiques ayant trait à une activité singulière.
Lorsque les compétences requises pour occuper le poste touchent à plusieurs métiers, elles sont qualifiées de compétences transversales. Au nombre des compétences transversales, nous avons :
- · La gestion de stress ;
- · Le leadership ;
- · La rigueur ;
- · La coopération ;
- · La créativité.
Qui est-ce qui établit le référentiel de compétences ?
Le référentiel de compétences est établi et maintenu par la direction des ressources humaines. Il est élaboré par un aréopage de professionnels constitué des managers des métiers dont il est question et parfois des collaborateurs ayant de l’expertise dans ces métiers.
Comment fixer un référentiel de compétences ?
Classiquement, la démarche qui mène à la réalisation d’un référentiel de qualité s’effectue en 6 étapes.
Préciser l’objectif du référentiel
Avant de bâtir le référentiel de compétences, il est indispensable de se poser certaines questions afin de ne pas perdre de vue les motifs pour lesquelles l’on souhaite établir un tel document. La première question est : quelle sera l’utilité de ces travaux ? La seconde est : comment allons-nous exploiter ce document ?
Définir l’unité étudiée
Concrètement, il s’agira de définir le périmètre sur lequel vous voulez travailler. Vous pouvez opter pour :
- · Un métier ;
- · Un service ;
- · Un poste ;
- · Une entreprise ;
- · Une structure.
Ce choix doit se faire en fonction de l’usage auquel vous voulez destiner votre référentiel de compétences. Cependant, prenez garde à ne pas faire un choix très ambitieux qui embrasserait un très large périmètre. En le faisant, la démarche pourrait devenir trop lourde à mener. Qui trop embrasse, mal étreint n’est-ce pas ?
Mettre en place un groupe de travail
Pour un travail bien mené, le groupe en charge de la définition des compétences doit tenir compte des profils qui ont une réelle connaissance des métiers étudiés. Pour cela, la constitution du groupe doit être majoritairement composée de managers opérationnels, des représentants des dirigeants des ressources humaines et de collaborateurs représentant les différents postes.
Faire le point de toutes les compétences du métier ciblé
L’objectif de cette étape cruciale du référentiel de compétences est de relever les pratiques et aptitudes indispensables pour le poste. Pour faire ce point, il est intéressant d’utiliser certaines techniques créatives telles que le brainstorming, la méthode du Mind mapping ou le suivi direct des activités principales du poste en lien du référentiel de compétences. Après cela, vous devez catégoriser les compétences selon leur nature : générales, techniques et managériales.
Établir des niveaux de maîtrise avec des critères pour chaque compétence
Pour apprécier le degré de maîtrise d’une aptitude, il est de bon aloi d’user de plusieurs niveaux. À titre d’exemple, pour une compétence en lien avec la gestion des projets, vous pourriez suivre l’échelle suivante :
· Niveau 1 : Gérer un petit projet
· Niveau 2 : Gérer un projet en équipe
· Niveau 3 : Régenter un projet important avec un groupe et la responsabilité d’un budget
· Niveau 4 : diriger un portefeuille de projets
Chaque niveau peut être considéré comme suffisant ou non au regard de la rigueur du métier dont il s’agit. Aussi, le positionnement sur un ensemble de niveaux peut permettre de qualifier un profil de « junior » ou de « sénior » sur un poste bien défini.
Bâtir une cartographie
Le but de cette étape du référentiel de compétences est de rassembler les compétences par type en précisant pour chacune les exigences des différents niveaux, selon les objectifs et les niveaux attendus. Ce faisant, vous obtiendrez une cartographie des compétences requises pour l’unité ciblée.
À quoi sert le référentiel de compétences ?
Le référentiel de compétences est utilisé à l’occasion d’une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Il permet d’apprécier le hiatus entre les compétences détenues et celles requises au niveau d’une unité (métier, service, entreprise). Il apparait ainsi comme un instrument privilégié pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences aussi bien dans une visée à court terme qu’à long terme.
Puisque le but est de mettre en place un plan d’action pour remédier aux écarts existants, le référentiel de compétences sert également de base pour l’évaluation annuelle des collaborateurs afin de s’assurer qu’ils sont doués des qualités intrinsèques et du savoir-faire nécessaire pour être assez performants à leur poste.
Au demeurant, cet instrument sert également à :
- · Gérer les talents ;
- · Affiner les compétences acquises pour rendre ses collaborateurs plus polyvalents ;
- · Établir une politique salariale avec un référentiel des métiers.